Pengelolaan Akun Email Institusi

1. Melakukan back-up file ke perangkat pribadi (hardisk) dari data-data yang disimpan di email, drive, dan google photos

2. Menghindari penyimpanan file-file berukuran besar dalam drive

3. Tidak menyimpan file video dan foto dalam jumlah banyak pada drive terutama file yang memiliki hak cipta terbatas. Sebaiknya simpan foto dalam Google Photos, atau simpan video pada Youtube

4. Mengecek kembali penggunaan penyimpanan pada masing-masing drive yang dimiliki memalui tautan drive.google.com/setting/storage (silakan login dengan akun institusi masing-masing)

5. Mengupayakan menyimpan file-file di media penyimpanan secara wajar dan tidak berlebihan 

1. 1Seluruh sivitas baik itu mahasiswa, dosen, dan tenaga kependidikan aktif ataupun secara lembaga yang berada di bawah naungan IKIP Siliwangi diperbolehkan menggunakan akun institusi Google Workspace.

2. Unit/lembaga, kegiatan, dan jurnal yang memiliki ketetapan atau penugasan dari pimpinan Universitas atau unit/lembaga yang menaunginya. 

Akun institusi mengacu pada layanan email dari Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan Siliwangi melalui Google Workspace, yang mencakup Google Mail (Gmail), Google Drive (Gdrive), dan produk Google Workspace for Education. Akun institusi berfungsi sebagai sarana komunikasi bagi seluruh komunitas IKIP Siliwangi, termasuk unit/lembaga, kegiatan, jurnal, mahasiswa, dosen, dan tenaga kependidikan. Penggunaan akun ini dapat bermanfaat untuk keperluan korespondensi dan akses internal maupun eksternal. Fasilitas email ini dapat diakses oleh semua anggota aktif IKIP Siliwangi yang telah terdaftar secara resmi.

Kebijakan penggunaan layanan akun institusi ini ditetapkan untuk mengatur batasan yang jelas terkait dengan hal-hal yang tidak diizinkan bagi pengguna dalam menggunakan layanan akun institusi. Pengguna diharapkan untuk tidak menggunakan akun institusi baik dengan sengaja maupun tidak dalam kaitannya dengan:

1. Akun institusi hanya boleh digunakan oleh anggota aktif dan terdaftar secara resmi dari Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan Siliwangi.

2. Anggota IKIP Siliwangi yang dimaksud melibatkan mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan, dan pemangku jabatan.

3. Tidak diperkenankan untuk memberikan informasi akun institusi dan kata sandi kepada pihak lain selain pemilik akun.

4. Pemilik akun bertanggung jawab atas kerahasiaan akun email dan kata sandi.

5. Setiap kelalaian yang dilakukan oleh pemilik akun di luar tanggung jawab admin akun institusi.

6. Segala informasi yang masuk dan keluar dari akun email pengguna menjadi tanggung jawab dan risiko dari pemilik akun email.

7. Akun institusi (serta seluruh layanan Google Workspace) tidak diizinkan untuk digunakan dalam:

   • Kegiatan yang melanggar hukum yang berlaku di wilayah Republik Indonesia atau hukum yang berlaku di wilayah yang bersangkutan serta hukum Internasional.

   • Kegiatan komersial, termasuk mengiklankan produk dan jasa yang tidak memiliki izin resmi dari IKIP Siliwangi.

   • Menyimpan dan menyebarkan konten pornografi, perjudian, SARA, penghinaan, penistaan, kesusilaan umum, dan konten ilegal lainnya.

   • Melakukan skema ponzi, piramida, penipuan, dan berbagai bentuk penipuan lainnya.

   • Menyimpan perangkat lunak, video, musik, atau produk digital lainnya yang melanggar hak cipta.

   • Menghubungkan dengan situs, publikasi, atau layanan yang berpotensi merusak nama baik Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan Siliwangi.

Rentang keaktifan email merujuk pada pola penggunaan email berdasarkan durasi waktu ketika email aktif digunakan. Semakin lama email tidak diakses dan tidak digunakan secara aktif, semakin dianggap tidak wajar. Batas wajar yang telah ditetapkan adalah tidak aktif maksimal selama 1 tahun. Jika melebihi batas tersebut, hal tersebut dianggap sebagai penggunaan yang tidak wajar.

1. Notifikasi melalui surat elektronik.

2. Penerapan suspensi selama jangka waktu maksimal 6 bulan. Apabila tidak ada usaha untuk mengembalikan akun, maka penghapusan permanen akan dilakukan secara otomatis.

3. Pengakhiran layanan melalui tindakan penghapusan akun secara permanen.

4. Konsekuensi yang timbul akibat penanganan pelanggaran kebijakan sesuai prosedur menjadi sepenuhnya tanggung jawab pengguna.

Dalam penentuan nama akun institusi menggunakan pedoman umum berikut:

1. Akun institusi IKIP Siliwangi merupakan representasi dari lembaga IKIP Siliwangi, sehingga penamaannya harus sesuai dengan nilai-nilai yang berlaku di institusi IKIP Siliwangi.

2. Nama akun institusi harus bersifat singkat dan tidak terlalu panjang, idealnya tidak melebihi 20 karakter, termasuk simbol pemisah seperti titik (“.”), strip/dash (“-”), dan garis bawah “_”.

Secara khusus, penamaan akun institusi Google Workspace dapat mengikuti ketentuan sebagai berikut: 

1. Nama resmi dari unit/lembaga digunakan sebagai basis penamaan akun email resmi. Contohnya: it@ikipsiliwangi.ac.id, humas@ikipsiliwangi.ac.id.

2. Penamaan akun email unit/lembaga tidak perlu mencantumkan unit/lembaga yang menaunginya, kecuali jika terdapat unit/lembaga yang serupa di beberapa lokasi. Contohnya: keamanan@ikipsiliwangi.ac.id, pgsd@ikipsiliwangi.ac.id, akademik_fip@ikipsiliwangi.ac.id.

3. Akun email kontak pejabat tidak boleh merujuk pada identitas pribadinya, tetapi harus mencerminkan jabatan atau fungsi di unit tersebut. Contohnya: rektor@ikipsiliwangi.ac.id, dekan.fip@ikipsiliwangi.ac.id.

4. Penamaan akun email untuk kegiatan tidak harus mencakup tahun. Contohnya: ilec@ikipsiliwangi.ac.id, ictlt@ikipsiliwangi.ac.id, ikip-upsi@ikipsiliwangi.ac.id.

5. Nama akun email individu disarankan menggunakan nama resmi, inisial, atau NIM (untuk mahasiswa) dan NIDN (untuk dosen), dan tidak boleh mencakup unsur nama yang tidak relevan dengan identitas resmi. Contohnya: fulan@ikipsiliwangi.ac.id, 2345678@ikipsiliwangi.ac.id, fulan2345678@ikipsiliwangi.ac.id.

Pemilik akun bertanggung jawab penuh dengan isi materi dan pengelolaannya. Jika pengguna mewakili pihak lain dalam hal ini ada pengelola atau operator khusus yang mengelola akun email, maka pihak tersebut juga dianggap bertanggung jawab. 

• Bagian Pengembangan IT IKIP Siliwangi memiliki hak untuk menghentikan layanan tanpa pemberitahuan sebelumnya dan menghapus akun jika terdapat pelanggaran penggunaan, masalah keamanan sistem, atau aktivitas ilegal, termasuk publikasi materi yang melanggar hak cipta orang lain.

• Bagian Pengembangan IT IKIP Siliwangi tidak bertanggung jawab atas kerugian materiil dan imateriil yang dialami oleh pengguna akibat kelalaian pengguna, peretasan, dan penghentian layanan karena pelanggaran kebijakan penggunaan.

• Pihak Google dapat melakukan pembatasan atau penghentian layanan secara langsung tanpa berkoordinasi dengan Bagian Pengembangan IT IKIP Siliwangi.

1. Tenaga Struktural IKIP Siliwangi

Pendaftaran akun email untuk tenaga struktural dapat dilakukan secara langsung menghubungi Bagian Pengembangan IT atau daring dengan mengisi form ini. 

2. Lembaga/Unit/Kegiatan/Jurnal

Pendaftaran akun email untuk kegiatan dan jurnal dapat dilakukan secara langsung menghubungi Bagian Pengembangan IT

3. Tenaga Kependidikan/Dosen

Pendaftaran akun email untuk tenaga kependidikan/dosen dapat dilakukan secara langsung menghubungi Bagian Pengembangan IT atau Bagian Administrasi Kepegawaian. Jika dilakukan secara daring, wajib mencantumkan bukti identitas dan surat permohonan dari pimpinan program studi.

4. Mahasiswa

Pendaftaran akun email untuk mahasiswa dilakukan secara konvensional melalui Bagian Pengembangan IT IKIP Siliwangi dan/atau melalui formulir secara kolektif di https://student.ikipsiliwangi.ac.id/ atau mirror: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdiQAJQM5acDA1C_kOImlNVqj1FDGxq-tjMpir3bDCL02m74Q/viewform?usp=sharing